Menu

Whitepaper - 6 tips om een no-show te voorkomen

Je bent er helemaal klaar voor. De behandelstoel staat er netjes bij en de producten voor de behandeling staan klaar. Het wachten is nu alleen nog op je klant die elk moment je salon binnenstapt… 10 minuten later is er alleen nog steeds geen klant te bekennen. Oh no, je hebt met een no-show te maken, ofwel; een klant die niet komt opdagen. ANBOS geeft je 6 tips hoe je no-shows in je salon kunt voorkomen.

Whitepaper - 6 tips om een no-show te voorkomen

Tip 1: Stuur altijd een bevestiging en herinnering
Zorg dat je klant de afspraak simpelweg niet kán vergeten. Stuur je klant daarom direct nadat de afspraak is gemaakt – per email, sms of WhatsApp – een afspraakbevestiging én herinner hem of haar enkele dagen voor de behandeling aan jullie afspraak.

Tip 2: Maak je e-mail persoonlijk
Door je klanten aan te spreken bij hun voornaam en ze te bedanken voor hun afspraak, maak je je email al een stuk persoonlijker. Vermelden dat je uitkijkt naar hun komst, werkt ook vaak goed. Voor een echt persoonlijke touch, kun je een foto van jezelf of het team toevoegen. Probeer in ieder geval de boodschap van jouw email zo persoonlijk mogelijk te maken, zodat klanten zich verbonden voelen met jou en je salon. Valt je email op, dan is de kans groter dat de klant je bericht ook echt leest, en zo de afspraak minder snel vergeet.

Tip 3: Maak de klant bewust
Klanten denken vaak dat wanneer zij niet komen opdagen, hun plekje wel wordt opgevuld door een ander. Maak hen er van bewust dat jij, in je agenda, tijd voor hen vrijmaakt en dat het gevolgen heeft voor jou wanneer zij niet komen. Dit kan op vele manieren en hoeft zeker geen dreigende toon te hebben. Stuur bijvoorbeeld een foto mee van een kopje koffie dat al klaarstaat of van de behandelkamer die gereed is voor gebruik.

Tip 4: Verwijs altijd naar je annuleringsvoorwaarden
Wees duidelijk naar je klant en leg afspraken schriftelijk vast. Vermeld op je afspraakkaartje dat je kosten in rekening brengt wanneer iemand last-minute afzegt of niet komt opdagen. Bied je klant de gelegenheid de afspraak tijdig te annuleren of te verplaatsen. Vermeld duidelijk in zowel de bevestiging als de herinnering hoe dit werkt en verwijs naar je annuleringsvoorwaarden.

Tip 5: Beloon loyale klanten
Beloon klanten die op tijd komen door hen complimenten te geven. Als je klant hoort dat jij het fijn vindt dat hij of zij er is, zal hij of zij de volgende keer ook op tijd komen.

Tip 6: Laat je klant een aanbetaling doen
In deze “corona-tijdperk” kan het voorkomen dat je veel corona-gerelateerde annuleringen krijgt. Klanten die corona-symptomen hebben of die in contact zijn geweest met iemand die corona heeft, wil je natuurlijk niet in je salon hebben, dat vooropgesteld. Maar het kan ook voorkomen dat er twijfelachtige annuleringen zijn die je toch graag verrekend ziet.  

Om vervelende consequenties te voorkomen die dergelijke situaties met zich meebrengen kun je er ook voor kiezen om met een aanbetaling vooraf te werken; 
Laat de klant een aanbetaling doen van bijvoorbeeld 25% of 50% van de gereserveerde tijd of van de mogelijke kosten van de behandeling. Mocht de klant zich niet 24 uur van te voren afmelden, dan is hij/zij de aanbetaling kwijt. Annuleert de klant wel tijdig, dan kun je het bedrag terugstorten, verrekenen met het uiteindelijke bedrag van de behandeling of “reserveren” voor de volgende keer.

Is de afspraak binnen 24 uren gemaakt en wordt deze daarna weer geannuleerd? Dan kun je aangeven dat je sinds corona met een aanbetaling werkt en vragen of hij/zij daar problemen mee heeft.

Zolang je in je salon een duidelijk beleid hierop hebt, kun je dit prima communiceren met je klanten én je er aan houden.

Let wel; een (té) strak annuleringsbeleid kan averechts werken, zeker wanneer je hier nooit beleid op hebt gehad of dat je nooit hebt gehandeld conform jouw eigen beleid. Houd hier in het kader van klantenservice en -binding rekening mee. Om dit te ondervangen kun je een extra tekst toevoegen aan je annuleringsvoorwaarden. Voorbeeld tekst lees je in het grijze vlak hieronder.

Voorbeelden voor annuleringsvoorwaarden om no-show te voorkomen:

  • "Als je een behandeling binnen 24 uur afzegt, kunnen wij 50% van de gereserveerde behandeling in rekening te brengen. Vergeet je de afspraak af te zeggen, dan kunnen wij het gehele bedrag van de ingeplande behandeling(en) in rekening te brengen."
  • "Als je een afspraak tenminste 24 uur van te voren afzegt, wordt de gereserveerde tijd niet in rekening gebracht. Vergeet je de afspraak af te zeggen, dan kunnen wij het hele bedrag van de geplande behandeling in rekening brengen."
  • (toegespitst op het corona-beleid)
    "Vanwege de huidige situatie waarin we leven en we te maken hebben met Covid19, worden onze voorwaarden (nóg) strenger gehanteerd. De RIVM-richtlijnen worden in deze salon strikt nageleefd en onze annuleringsvoorwaarden en de algemene voorwaarden zijn in het kader van Covid19 aangescherpt en/of aangepast. We wijzen je graag op deze voorwaarden om teleurstelling te voorkomen."

Let op! Het is belangrijk dat je de klant vooraf informeert over de annuleringsvoorwaarden en dat jouw klant hiervan op de hoogte is. Je kan hier naar verwijzen op de afsprakenkaart, de bevestigingsmail of verwijzen in een appje naar jouw website. Alleen een melding op bijvoorbeeld de website is niet voldoende, je moet hier echt via mail of app naar hebben verwezen.

Ja, ik accepteer cookies.

Deze website gebruikt cookies onder andere om u een optimale gebruikerservaring te bieden.